Obrátkovosť zásob: Keď vám peniaze ležia v regáli

Plný sklad ešte neznamená, že sa firme darí. Môžete mať sklad zaprataný tovarom za státisíce eur a pritom nemať peniaze na nákup produktov, ktoré sa vám reálne predávajú. Prečo? Pretože časť vašich peňazí jednoducho leží v regáloch. A presne o tom je obrátkovosť zásob.

Často ju rieši obchod, nákup alebo finančné oddelenie. Ja sa na ňu však pozerám aj z pohľadu skladu. Pretože pomaly obrátkový tovar vám neblokuje iba cashflow. Blokuje vám aj sklad.

Čo je obrátkovosť zásob?

Úplne jednoducho nám hovorí, ako rýchlo dokážeme zásobu predať alebo spotrebovať a nahradiť ju novou. Jeden zo základných spôsobov výpočtu je:

Obrátkovosť zásob = náklady na predaný tovar / priemerná hodnota zásob

Priemernú hodnotu zásob môžeme v jednoduchom modeli vypočítať:

(zásoba na začiatku obdobia + zásoba na konci obdobia) / 2

Ak máme napríklad ročné náklady na predaný tovar 1 000 000 eur a priemernú hodnotu zásob 250 000 eur: 1 000 000 / 250 000 = 4. Zásoba sa nám teda za rok otočila štyrikrát. Môžeme si to prepočítať aj na dni: 365 / 4 = približne 91 dní. V priemere teda držíme zásobu približne tri mesiace.

Samotné číslo však nestačí. Neexistuje univerzálna hodnota, pri ktorej môžeme povedať, že obrátkovosť 4 je dobrá a 2 zlá. Potraviny, móda, elektronika, náhradné diely alebo výrobný materiál majú úplne inú logiku zásob. Preto potrebujem poznať svoj segment a hlavne sledovať vývoj v čase. A ešte dôležitejšie je pozerať sa na konkrétne SKU.

„Veď to ešte predáme"

Toto je podľa mňa jedna z najdrahších viet v sklade.

Tovar sme nakúpili lacno. Dodávateľ dal dobrú cenu, pri väčšom množstve sme dostali zľavu, tak sme zobrali viac. Lenže produkt sa nepredáva. Prvý mesiac nič, druhý mesiac nič. Po pol roku už všetci vedia, že tam leží, ale stále počúvate: „Veď to ešte predáme." A z pol roka je rok. Niekedy dva.

Problém je, že ten tovar ste už zaplatili. Peniaze sú preč a kým ho nepredáte, nevrátia sa vám späť do obehu. Pomaly obrátkové zásoby preto nie sú iba logistický problém. Viažu kapitál a zároveň vytvárajú ďalšie náklady a stratu príležitosti. Aj odborné analýzy upozorňujú, že plošné znižovanie zásob nie je správnym riešením. Potrebujete rozlišovať medzi rýchlo a pomaly obrátkovými položkami a pracovať s nimi rozdielne.

Niekedy je lepšie predať aj so stratou

Toto sa podnikateľom nepočúva ľahko. Nakúpil som niečo za 20 eur a teraz to mám predať za 18? Niekedy áno. Ak mi produkt dlhodobo stojí, nemá perspektívu a dáta ukazujú, že sa situácia nemení, radšej zoberiem späť 18 eur ako nulu.

Pretože s tými 18 eurami môžem ďalej pracovať. Môžem nakúpiť produkt, ktorý otočím niekoľkokrát za rok. Môžem financovať marketing, ľudí, softvér, technológiu alebo ďalšiu zásobu bestselleru. A zároveň som uvoľnil miesto v sklade.

Preto pri ležiaku nemôžeme stále rozmýšľať iba nad tým, za koľko sme ho kedysi nakúpili. Musíme sa pozerať aj na to, čo nás stojí jeho ďalšie držanie.

Najskôr ho však skúste rozhýbať

Nemusíme všetko okamžite vypredávať pod cenu. Ak problém zachytíme včas, môžeme s produktom pracovať. Spraviť set, akciu 2 + 1, pridať ho k silnejšiemu produktu, vytvoriť bundle, zahrnúť ho do kampane alebo ponúknuť existujúcim zákazníkom. Možností je veľa.

Ale musí existovať hranica. Ak produkt nereaguje ani potom, treba urobiť rozhodnutie. Nie ho ďalší rok presúvať z jedného regálu do druhého.

ABC analýza vám veľmi rýchlo otvorí oči

Jedným zo základných nástrojov, ktoré pri sklade používam, je ABC analýza. Produkty si rozdelíme podľa ich významu. A sú najdôležitejšie položky, B tvorí stred a C sú položky s najnižším významom podľa kritéria, ktoré sme si zvolili.

ABC pritom nemusíme robiť iba podľa počtu predaných kusov. Môžeme pracovať s hodnotou predaja, spotrebou, maržou alebo ďalšími kritériami podľa toho, čo potrebujeme zistiť. Aj logistická terminológia definuje ABC klasifikáciu ako rozdelenie zásob podľa ich významu s použitím kritérií ako objem predaja alebo nákupu.

A toto je dôležité. Produkt môže mať nízky počet predajov, ale vysokú maržu. Iný môže mať malú maržu, ale zákazník ho potrebuje ako doplnok k vášmu hlavnému produktu. Preto ABC analýza nemá rozhodovať za vás. Má vám dať dáta, podľa ktorých sa dokážete rozhodnúť.

A čo XYZ?

ABC analýzu môžeme doplniť o XYZ analýzu. Tá sa na produkty pozerá z iného uhla. Zaujíma nás pravidelnosť a predvídateľnosť dopytu.

X položky majú stabilný a pravidelný dopyt. Vieme ich pomerne dobre plánovať. Y položky majú väčšie výkyvy. Môže ich ovplyvňovať sezónnosť, trendy alebo marketingové kampane. Z položky majú nepravidelný a ťažko predvídateľný dopyt. Dlho sa nemusí diať nič a potom príde nárazová objednávka.

A teraz začína byť zaujímavá kombinácia ABC + XYZ. AX môže byť váš kľúčový bestseller so stabilným dopytom. Taký produkt nechcem vypredať a zároveň ho nechcem mať niekde na konci skladu. CZ môže byť naopak produkt s nízkym významom a veľmi nepravidelným dopytom. A pri ňom sa už musím pýtať, prečo ho vlastne držím skladom a koľko ho naozaj potrebujem.

Analýza je zbytočná, ak podľa nej nezmeníte sklad

Tu sa dostávame k logistike. Spravili sme ABC, poznáme obrátkovosť, máme dáta. Super. A čo teraz?

Preskladniť sklad. Ak mám produkt, ktorý picker berie stokrát denne, nechcem ho mať na druhom konci haly. Chcem ho dostať do high-pick pozície čo najbližšie k baliacim alebo expedičným miestam. Produkt, ktorý vychystávam raz za mesiac, naopak nemusí zaberať jednu z najlepších pozícií.

Znie to jednoducho. Ale keď sa prejdete po skladoch, veľmi často uvidíte presný opak. Pozície vznikli pred rokmi a odvtedy sa na ne nikto poriadne nepozrel. Lenže sortiment sa medzičasom zmenil. A sklad zostal rovnaký.

Sklad nie je statický

Toto považujem za veľmi dôležité. Sklad si nenavrhnete raz a nemáte pokoj na ďalších päť rokov. Mení sa sortiment, menia sa predaje, prichádzajú nové produkty. Niektoré produkty rastú, iné postupne umierajú. Mení sa sezóna, menia sa kampane.

Preto má zmysel obrátkovosť a ABC analýzu pravidelne prehodnocovať. Pokojne každé dva alebo tri mesiace, pri veľmi dynamickom e-commerce aj častejšie. A následne podľa dát fyzicky upravovať sklad.

Pred sezónou nepripravujte iba marketing a zásobu

Viete, že prídu Vianoce, Black Friday, leto, začiatok školského roka alebo akákoľvek iná špička vášho segmentu. Nákup objedná viac tovaru, marketing pripraví kampane, obchod má plán. Ale pripravil niekto sklad?

Pretože ak máte sklad napchatý ležiakmi, nový tovar jednoducho nemáte kam dať. A vtedy začína improvizácia. Jedna paleta sem, druhá tam, niečo dozadu, niečo do uličky, niečo „zatiaľ" položíme vedľa regálu. A zo slova zatiaľ sú niekedy tri mesiace.

Potom skladník nevie nájsť tovar. Tovar nie je na správnej pozícii, vychystá sa nesprávny produkt, zákazník reklamuje objednávku. Backoffice rieši zákazníka, sklad rieši vratku, účtovníctvo dobropis. A celé to mohlo začať len tým, že sme nemali uvoľnenú kapacitu.

Sklad treba pripravovať aj na marketingové kampane

A toto je vec, ktorá sa podľa mňa podceňuje ešte viac. Marketing pripravuje kampaň dva alebo tri mesiace. Vie, ktoré produkty bude tlačiť. Nákup vie, koľko ich potrebuje objednať. A sklad sa o kampani niekedy dozvie až vtedy, keď príde niekoľko paliet navyše. Takto to nemá fungovať.

Ak viem dva alebo tri mesiace dopredu, že ideme robiť veľkú kampaň na konkrétne produkty, pripravím na ňu aj sklad. Poznám SKU, poznám plánované množstvo, poznám predpokladaný predaj. Viem si pripraviť kapacitu a pokojne si vytvorím dočasné kampanové pickingové pozície.

Produkt, ktorý bežne vychystávam desaťkrát denne, môžem počas kampane vychystávať dvestokrát. Prečo by mal zostať na rovnakom mieste? Vytiahnem ho bližšie k baleniu, pripravím väčšiu pickingovú zásobu, zabezpečím jednoduché dopĺňanie. Ak je to potrebné, vytvorím pre kampaň samostatnú zónu. Po kampani vyhodnotím výsledky a sklad opäť upravím.

A presne tu sa ukazuje význam obrátkovosti. Ak som sa priebežne zbavoval ležiakov a pracoval s pomaly obrátkovým sortimentom, mám v sklade priestor na zmenu. Voľná kapacita totiž nie je automaticky zbytočný priestor. Je to flexibilita. A počas sezóny alebo úspešnej kampane môže mať obrovskú hodnotu.

Dáta zo skladu musí vidieť nákup, obchod aj marketing

Obrátkovosť nemôže zostať iba logistickým reportom. Nákup potrebuje vedieť, čo sa predáva, ako rýchlo, koľko dní zásoby máme a čo už nemá zmysel objednávať. Obchod potrebuje vedieť, čo dokážeme predať a kde máme problém. Marketing potrebuje vedieť, čo máme k dispozícii. A sklad potrebuje vedieť, čo sa bude diať o mesiac, nie až zajtra ráno.

Presne tu podľa mňa vzniká zdravá firma. Nie vtedy, keď má každé oddelenie perfektnú tabuľku. Ale keď obchod, nákup, marketing a logistika pracujú s rovnakými dátami.

Pozor aj na opačný extrém

Teraz by sa mohlo zdať, že čím vyššia obrátkovosť, tým lepšie. Nie vždy. Ak stlačíte zásoby príliš nízko, môžete mať krásne KPI a zároveň vypredaný bestseller. A to nechcete. Ak zákazníkovi na e-shope píšete „Doručíme zajtra", tak ten produkt musíte mať.

Cieľom preto nie je maximálna obrátkovosť za každú cenu. Cieľom je zdravá zásoba. Taká, ktorá zbytočne neviaže peniaze, ale zároveň zabezpečí požadovanú dostupnosť. Aktuálne analýzy distribučného trhu hovoria práve o tomto napätí. Zákazníci očakávajú vysokú dostupnosť a rýchle dodanie, takže firmy nemôžu optimalizovať zásoby iba smerom nadol. Musia hľadať správnu rovnováhu medzi kapitálom v zásobách a úrovňou služby zákazníkovi.

Čo by som teda vo firme sledoval?

Nemusíte na začiatku vytvárať dvadsať KPI. Začnite tým podstatným:

1. obrátkovosť zásob
2. počet dní zásoby
3. ABC analýza
4. XYZ analýza
5. pomaly obrátkové zásoby
6. ležiaky a mŕtve zásoby
7. dostupnosť kľúčových SKU
8. marža
9. sezónnosť
10. plánované marketingové kampane
11. využitie skladovej kapacity
12. frekvencia pohybov jednotlivých SKU

A hlavne nerobte analýzu preto, aby ste mali ďalší Excel. Urobte podľa nej rozhodnutia. Preskladnite A položky, vytiahnite bestsellery do high-pick pozícií, zastavte nákup ležiakov, rozhýbte pomaly obrátkové produkty. Pripravte sklad na sezónu, pripravte pozície na kampane, upravte objednávacie množstvá. A potom to celé vyhodnoťte znova.

Plný sklad nie je cieľ

Cieľom nie je mať sklad napchatý až po strechu. Cieľom je mať správny tovar, v správnom množstve a na správnom mieste.

Pretože krabica, ktorá vám dva roky stojí v regáli, nie je iba krabica. Sú to vaše peniaze. Je to obsadená skladová pozícia, manipulácia, inventúra. A hlavne je to priestor, ktorý vám môže chýbať presne vtedy, keď príde sezóna, veľká kampaň alebo ďalší rast.

Preto obrátkovosť zásob nevnímam iba ako finančné KPI. Pre mňa je to jeden z ukazovateľov, ktorý veľmi rýchlo ukáže, či obchod, nákup, marketing a logistika fungujú ako jedna firma. Alebo si každý rieši iba svoje.

KINETRA · Sklad je náš druhý domov.

Časté otázky

Čo je obrátkovosť zásob? Obrátkovosť zásob hovorí, ako rýchlo dokážeme zásobu predať alebo spotrebovať a nahradiť ju novou. Ukazuje, koľko peňazí máme viazaných v tovare a ako s nimi pracujeme.

Ako sa počíta obrátkovosť zásob? Základný vzorec: náklady na predaný tovar delené priemernou hodnotou zásob. Priemernú zásobu vypočítame ako súčet zásoby na začiatku a na konci obdobia delený dvomi. Výsledok si viete prepočítať na dni: 365 delené obrátkovosťou.

Aká obrátkovosť zásob je dobrá? Univerzálna hodnota neexistuje. Potraviny, móda, elektronika či výrobný materiál majú úplne inú logiku zásob. Dôležitý je váš segment, vývoj v čase a pohľad na konkrétne SKU, nie jedno číslo za celý sklad.

Čo robiť s ležiakmi na sklade? Najskôr ich skúste rozhýbať: sety, bundle, kampane, ponuka existujúcim zákazníkom. Ak produkt nereaguje ani potom, treba rozhodnúť. Niekedy je lepšie predať aj so stratou, pretože uvoľnené peniaze a skladové miesto môžu zarábať inde.

Čo je ABC a XYZ analýza? ABC analýza rozdeľuje produkty podľa významu, napríklad podľa predaja, spotreby alebo marže. XYZ analýza ich delí podľa predvídateľnosti dopytu. Ich kombinácia ukáže, ktorý produkt je stabilný bestseller a ktorý zbytočne drží miesto v sklade.