Inventúra skladu: kedy ju robiť, ako často a prečo nestačí raz za rok

Inventúra patrí medzi činnosti, ktoré väčšina skladov veľmi nemusí. Zastaví alebo spomalí prevádzku, potrebuje ľudí a keď sa robí zle, pokojne môžete ten istý tovar počítať dvakrát a stále dostať nesprávny výsledok.

Lenže dobre nastavená inventúra nie je iba o tom, aby sedelo účtovníctvo. Je to jeden z najlepších kontrolných mechanizmov skladu. Dokáže odhaliť chyby na príjme, zlé skladové pohyby, nesprávne spracované vratky a storná, zamenené pozície, problémy so šaržami, sériovými číslami či expiráciami a v neposlednom rade aj nevysvetliteľné straty tovaru. A práve preto by som inventúru nikdy nevnímal iba ako veľké počítanie skladu raz za rok.

Raz ročne nestačí

Z pohľadu účtovníctva je inventarizácia majetku a záväzkov zákonnou povinnosťou a skladové zásoby sú jej súčasťou. Z pohľadu riadenia skladu je však čakať celý rok na kontrolu zásob podľa mňa chyba. Odporúčam zaviesť priebežné cyklické inventúry, takzvaný cycle counting.

Nemusíte pritom zakaždým počítať celý sklad. Môžete si povedať: dnes prepočítame celý regál A, zajtra skontrolujeme konkrétnu skladovú zónu. Alebo si zásoby rozdelíte podľa sortimentu: dnes elektronika, zajtra kanvice, následne fény, práčky a ďalšie produktové skupiny.

Ešte lepšie je frekvenciu inventúr naviazať na obrátkovosť a hodnotu zásob. Najdôležitejšie a najobrátkovejšie SKU môžu byť kontrolované podstatne častejšie ako pomaloobrátkový sortiment. Presná frekvencia preto neexistuje univerzálne. Závisí od veľkosti skladu, hodnoty zásob, obrátky, chybovosti, počtu skladových pohybov aj technického vybavenia skladu.

Pointa je jednoduchá. Nečakajte na jednu veľkú inventúru, aby ste zistili, že vám sklad už niekoľko mesiacov nesedí.

Cyklická inventúra funguje aj ako kontrolný mechanizmus

Priebežné inventúry majú ešte jednu výhodu, o ktorej sa podľa mňa hovorí málo. Ľudia v sklade vedia, že zásoby sa pravidelne kontrolujú, ale nemusia dopredu vedieť, ktorá časť skladu alebo ktorý sortiment príde na rad. Vzniká tým prirodzená kontrola.

Nie je cieľom vytvárať atmosféru strachu. Cieľom je, aby bolo normálne, že stav skladu sa môže kedykoľvek overiť. Ak máte v sklade problém s nevysvetliteľnými rozdielmi alebo stratami, môže vám práve náhodný výber inventarizovaných pozícií pomôcť problém odhaliť oveľa skôr.

Rovnako však inventúra odhalí množstvo úplne bežných prevádzkových chýb. Nesprávne spracovanú vratku, storno, chybu pri príjme, presunutý tovar bez systémového pohybu alebo produkt uložený na nesprávnej pozícii.

Najčastejšia chyba? Inventúru chceme mať čo najrýchlejšie za sebou

V praxi vidím stále rovnaký problém. Na inventúru je málo času a všetci ju chcú čo najrýchlejšie dokončiť. Človek príde k regálu, pozrie sa na tovar a začne: 1, 2, 3, 4, 5... tam vzadu bude asi ďalších 10. Hotovo.

Lenže často nie je. Tovar nemusí byť uložený iba vpredu. Za prvým radom môže byť ďalší produkt, iná šarža alebo ďalšie balenie. Ak tovar fyzicky neposuniem a pozíciu poriadne neskontrolujem, veľmi ľahko vznikne rozdiel. A potom sa tá istá pozícia počíta druhýkrát, tretíkrát a štvrtýkrát. Čas, ktorý sme chceli ušetriť rýchlym počítaním, nakoniec stratíme pri dohľadávaní rozdielov.

Pri inventúre musia sedieť minimálne tri základné údaje: správna skladová pozícia, správny tovar a správne množstvo. Pri špecifickom sortimente k tomu pribúdajú ďalšie údaje, napríklad šarža, expirácia, IMEI alebo sériové číslo.

Ako pripraviť sklad, aby inventúra nezastavila prevádzku na celé dni?

Najlepšia príprava na inventúru nezačína deň pred inventúrou. Začína každodenným poriadkom v sklade. Ak sú skladové pozície jednoznačne označené, tovar je uložený tam, kde má byť, pohyby sa zapisujú do systému a priebežne sa riešia rozdiely, inventúra nemusí byť niekoľkodňová katastrofa.

Dôležité je tiež vedieť, čo máte v sklade. Ktoré produkty sú rýchloobrátkové? Ktoré sú pomaloobrátkové? Kde máte najviac skladových pohybov? Kde historicky vzniká najviac rozdielov? Podľa toho si môžete určiť poradie a spôsob inventarizácie.

Pri veľkej inventúre je ideálny stav taký, že dokončíte príjmy, spracujete objednávky a následne na určitý čas zmrazíte skladové pohyby. Máte tak jasný časový bod, ku ktorému porovnávate fyzický a systémový stav zásob.

Nie vždy je však možné sklad úplne zastaviť. Ak musí prevádzka pokračovať aj počas inventúry, musíte mať veľmi presne pod kontrolou všetky pohyby, ktoré počas počítania vznikli. Teda príjmy, predaje, výdaje, vratky, presuny a ďalšie skladové operácie. Inak môžete hľadať rozdiel, ktorý v skutočnosti nie je chybou inventúry, ale iba pohybom vykonaným počas počítania.

Papier, skener alebo WMS?

Spôsob inventúry veľmi závisí od technologickej úrovne skladu. V základnom sklade si môžete vytlačiť zoznam pozícií a zásob a fyzicky ich prechádzať. Funguje to, ale má to svoje nevýhody. Jednou z nich je, že pracovník vidí očakávaný stav. Ak má na papieri napísané, že na pozícii má byť 20 kusov, podvedome môže byť výsledkom jeho počítania práve číslo 20.

Lepším riešením je preto takzvané blind counting, teda slepé počítanie. Pracovník dostane do skenera alebo mobilného terminálu pozíciu a produkt, ale systém mu nepovie očakávané množstvo. Naskenuje pozíciu, identifikuje produkt a zadá skutočne napočítané množstvo. Až následne systém porovná fyzický stav s evidovaným stavom vo WMS. Pri rozdiele môže byť automaticky vytvorená úloha na kontrolné prepočítanie iným pracovníkom. To už je úplne iná úroveň kontroly.

RFID môže inventúru výrazne zrýchliť

Ďalším stupňom je RFID technológia. Namiesto klasického čiarového kódu je produkt alebo logistická jednotka označená RFID tagom. Pri vhodne navrhnutom riešení potom nemusíte každý kus fyzicky skenovať samostatne. Pracovník prejde s RFID čítačkou okolo označeného tovaru a systém dokáže naraz načítať väčšie množstvo tagov. Inventúra tak môže byť výrazne rýchlejšia.

Má to však jednu zásadnú podmienku. Technológia funguje iba tak dobre, ako dobre máte nastavené označovanie a dáta. Ak nie je všetok relevantný tovar správne označený alebo systémové dáta nesedia, ani RFID nevyrieši zlý skladový proces.

Našli sme rozdiel. Čo teraz?

Manko alebo prebytok by sa podľa mňa nikdy nemali riešiť štýlom: „Nesedí to, tak to opravíme v systéme."

Najskôr treba rozdiel potvrdiť. Prvé počítanie môže vykonať skladník. Ak systém ukáže rozdiel, nasleduje kontrolné počítanie, ideálne druhým pracovníkom alebo vedúcim skladu. Až keď sa rozdiel potvrdí, začína dohľadávanie príčiny.

Treba sa pozrieť na históriu pohybov produktu. Bol správne prijatý? Nebola chyba v množstve pri príjme? Nebolo niečo nesprávne odpísané? Nevzniklo storno objednávky? Bola správne spracovaná vratka? Nebola zásoba presunutá na inú pozíciu bez systémového pohybu? Nie je rovnaký produkt fyzicky na inej skladovej pozícii? Pri produktoch so šaržami, expiráciami, IMEI alebo sériovými číslami treba kontrolovať aj tieto údaje.

Až keď sa potvrdí, že nejde o prevádzkovú alebo evidenčnú chybu, rieši sa skutočné manko alebo prebytok a jeho správne účtovné zachytenie.

Inventúra dokáže odhaliť oveľa väčší problém ako jeden chýbajúci kus

Jeden z dobrých príkladov z praxe sú produkty so šaržami a expiráciami. Fyzicky máte produkt na sklade a systém tvrdí, že jeho expirácia je v poriadku. Pri dôkladnej kontrole však zistíte, že konkrétna šarža je už po expirácii.

Ako je to možné? Pri príjme niekto nesprávne zadal šaržu alebo dátum expirácie. Systém potom celé mesiace pracuje s nesprávnym údajom a z jeho pohľadu je všetko v poriadku. Podobné problémy môžu vzniknúť pri IMEI a sériových číslach.

A presne tu je vidieť, že inventúra nie je iba počítanie kusov. Pri dobre nastavenom procese overujete aj to, či fyzický produkt skutočne zodpovedá tomu, čo o ňom tvrdí systém.

Inventúra nie je udalosť. Je to proces.

Ak celý rok neriešite skladové rozdiely a potom raz ročne zavriete sklad a začnete všetko počítať, inventúra bude pravdepodobne bolieť. Ak však počas roka robíte cyklické inventúry, sledujete rozdiely, kontrolujete problémové pozície a sortiment a hlavne dohľadávate príčiny chýb, veľká inventúra už nemusí byť strašiakom.

A ešte jedna vec. Nesledujte iba koľko rozdielov inventúra našla. Sledujte hlavne prečo vznikli. Pretože ak každý mesiac opravujete rovnaký typ rozdielu, ale neodstránite jeho príčinu, nerobíte kontrolu skladu. Iba opakovane opravujete tú istú chybu.

Dobre nastavená inventúra má preto tri úlohy: nájsť rozdiel, zistiť jeho príčinu a zabezpečiť, aby sa neopakoval. A presne vtedy sa z povinného počítania zásob stáva reálny nástroj riadenia skladu.

KINETRA · Sklad je náš druhý domov.

Časté otázky

Ako často treba robiť inventúru skladu? Účtovná inventarizácia je zákonná povinnosť. Pre riadenie skladu je však rozumné doplniť ju priebežnými cyklickými inventúrami. Frekvencia závisí od veľkosti skladu, hodnoty zásob, obrátky, chybovosti aj vybavenia. Najobrátkovejšie a najhodnotnejšie SKU kontrolujte častejšie ako pomaloobrátkový sortiment.

Čo je cyklická inventúra (cycle counting)? Priebežné počítanie vybraných častí skladu počas roka. Dnes regál A, zajtra konkrétna zóna alebo produktová skupina. Sklad sa nemusí zastaviť, rozdiely sa odhalia skôr a pravidelná kontrola pôsobí aj preventívne.

Čo je blind counting? Slepé počítanie. Pracovník pri inventúre nevidí očakávané množstvo, iba naskenuje pozíciu, identifikuje produkt a zadá napočítaný stav. Systém porovná čísla až potom. Odstraňuje to podvedomé opisovanie očakávaného stavu a pri rozdiele môže automaticky vzniknúť úloha na kontrolné prepočítanie.

Čo robiť, keď inventúra nájde manko alebo prebytok? Najskôr rozdiel potvrdiť druhým počítaním, ideálne iným pracovníkom. Potom dohľadať príčinu v histórii pohybov: príjem, výdaj, storno, vratka, presun bez systémového pohybu, rovnaký produkt na inej pozícii. Až keď sa vylúči prevádzková a evidenčná chyba, rieši sa skutočné manko či prebytok účtovne.

Musí sa sklad počas inventúry zastaviť? Ideálne je dokončiť príjmy a objednávky a skladové pohyby na čas zmraziť, aby existoval jasný časový bod porovnania. Ak prevádzka musí bežať ďalej, treba mať presne pod kontrolou všetky pohyby vykonané počas počítania, inak vzniknú falošné rozdiely.