Koľko stojí sklad? Prehľad nákladov, ktoré e-shopy najviac podceňujú

Viete, koľko vás reálne stojí vybavenie jednej objednávky? Väčšina e-shopov pozná cenu dopravy, obalového materiálu aj mesačného nájmu. Keď sa však opýtam na celkové náklady skladu prepočítané na jednu objednávku, odpoveď už nebýva taká jednoznačná.

Práve tu často vzniká problém. Firma rastie, počet objednávok sa zvyšuje, pribúdajú zamestnanci aj skladové priestory. Obrat stúpa, ale náklady rastú spolu s ním. Bez správnych dát je pritom veľmi ťažké vyhodnotiť, či sklad funguje efektívne.

Z mojej praxe vidím, že mnohé e-shopy sledujú jednotlivé faktúry, ale chýba im celkový pohľad na ekonomiku skladu. Pritom práve náklad na objednávku patrí medzi najdôležitejšie ukazovatele, ktoré by mal majiteľ e-shopu pravidelne vyhodnocovať.

Z čoho sa skladá skutočný mesačný náklad skladu

Prevádzka skladu nie je len o nájme, skladníkoch a kuriéroch. Do celkových nákladov vstupuje množstvo položiek, ktoré na prvý pohľad nemusia byť viditeľné.

Aby ste získali reálny obraz, odporúčam rozdeliť náklady do piatich základných oblastí.

1. Budova a prevádzka

Základom sú náklady na samotné skladové priestory. Okrem nájmu alebo nákladov na vlastnú budovu treba počítať aj s energiami a prevádzkovými službami.

Patria sem najmä nájomné, servisné poplatky, elektrina, plyn, voda, vykurovanie, internet, údržba budovy a ďalšie prevádzkové náklady.

Osobitnú pozornosť odporúčam venovať servisným poplatkom pri prenajatých nehnuteľnostiach. Ich výška sa môže v priebehu roka meniť a často býva predmetom následného vyúčtovania.

2. Ľudský kapitál

Ľudia predstavujú jednu z najvýznamnejších nákladových položiek skladu. Nestačí však spočítať iba mzdy skladníkov, ktorí vychystávajú a balia objednávky.

Do nákladov patria aj vedúci skladu, brigádnici, administratívni pracovníci či zamestnanci zabezpečujúci technickú a systémovú podporu.

Dôležité je počítať s celkovou cenou práce vrátane odvodov, príplatkov, nadčasov a ďalších súvisiacich nákladov.

V praxi sa stretávam aj s tým, že firma má dostatočný počet zamestnancov, ale ich kapacitu nedokáže efektívne využívať. Problém potom nie je v počte ľudí, ale v organizácii práce, skladových procesoch a produktivite.

3. Doprava a obalové materiály

Pri doprave sa e-shopy často sústreďujú na základnú cenu za doručenie balíka. Tá však nemusí predstavovať konečnú cenu.

Do výpočtu treba zahrnúť všetky relevantné dopravné náklady. Okrem kuriérskych a paletových zásielok sem patria aj palivové a mýtne príplatky, dobierkové poplatky, spätná doprava či ďalšie služby účtované dopravcom.

Rovnako dôležité sú obalové materiály. Krabice, sáčky, lepiace pásky, výplne, etikety a ďalší spotrebný materiál tvoria náklad každej expedovanej objednávky.

Práve doprava a obalový materiál patria medzi položky, pri ktorých sa aj malé rozdiely v jednotkovej cene dokážu výrazne prejaviť na mesačných nákladoch.

4. Technika, systémy a vybavenie skladu

Moderný sklad sa bez technológií nezaobíde. Aj menší e-shop dnes potrebuje softvérové riešenia, ktoré zabezpečujú evidenciu zásob, spracovanie objednávok a komunikáciu s dopravcami.

Do tejto kategórie patria:

• Hardvér: skenery, tlačiarne, terminály, počítače a ďalšie zariadenia.
• Softvér: ERP (podnikový informačný systém), WMS (systém riadenia skladu), e-shopové riešenie a ich integrácie.
• Manipulačná technika: paletové vozíky, vysokozdvižné vozíky a automatizácia.
• Vybavenie skladu: regály, baliace pracoviská, dopravníky a ďalšie technológie.

Pri lízingoch treba započítať pravidelné splátky. Pri vlastnených zariadeniach je dôležité zohľadniť odpisy, servis a údržbu. Náklady na implementáciu systémov alebo jednorazové investície je vhodné na účely ekonomického porovnania rozpočítať na obdobie ich využívania.

Veľa firiem si pritom neuvedomuje, koľko ich existujúca technológia skutočne stojí. Najmä ak ide o zariadenia nakúpené pred niekoľkými rokmi.

5. Poistenie a bezpečnosť práce

Na túto oblasť sa pomerne často zabúda.

Poistenie tovaru, majetku či zodpovednosti, zabezpečenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP), povinné školenia, revízie zariadení, ochranné pracovné pomôcky alebo pracovná obuv predstavujú ďalšie náklady.

Jednotlivo nemusia pôsobiť významne, ale v celkovom mesačnom rozpočte s nimi treba počítať.

Ako vypočítať náklad na jednu objednávku a PNO skladu

Keď poznáte všetky relevantné mesačné náklady, môžete ich prepočítať na jednu expedovanú objednávku.

Osobne odporúčam sledovať dva ukazovatele.

1. Náklad na jednu objednávku v eurách

Celkové mesačné náklady logistiky ÷ počet expedovaných objednávok

2. Podiel logistických nákladov na obrate v percentách

(Celkové mesačné náklady logistiky ÷ mesačný obrat) × 100

Druhý ukazovateľ môžeme v rámci interného reportingu označovať ako logistické PNO, teda podiel nákladov na obrate. Dôležité je odlíšiť ho od marketingového PNO, ktoré sleduje náklady na reklamu.

Praktický príklad

Predstavme si e-shop s mesačnými logistickými nákladmi 12 000 €, ktorý expeduje 2 000 objednávok. Priemerná hodnota jednej objednávky je 60 €.

Ukazovateľ	Hodnota	Ako vznikol
Mesačné náklady logistiky	12 000 €	súčet všetkých piatich oblastí
Počet expedovaných objednávok	2 000	za ten istý mesiac
Priemerná hodnota objednávky	60 €	bez DPH
Mesačný obrat	120 000 €	2 000 × 60 €
Náklad na objednávku	6 €	12 000 € ÷ 2 000
Logistické PNO	10 %	12 000 € ÷ 120 000 € × 100

Ilustračný príklad. Predpokladá porovnateľné obdobie a rovnaký rozsah zahrnutých nákladov.

Samotné číslo 6 € nám ešte nepovie, či je sklad efektívny. Dôležité je porovnávať ho s predchádzajúcimi obdobiami, vývojom objednávok, náročnosťou sortimentu a alternatívnymi logistickými riešeniami.

Náklad na objednávku je tiež potrebné vyhodnocovať v kontexte počtu položiek, hmotnosti či spôsobu balenia. Objednávka s jedným tričkom má úplne inú náročnosť než objednávka s viacerými kusmi náradia.

Ktoré náklady firmy najčastejšie podceňujú

Pri optimalizáciách skladov sa stretávam s viacerými opakujúcimi sa problémami.

Jedným z nich sú neúplné dopravné náklady. Firma sleduje základné prepravné sadzby, ale už nezohľadňuje všetky príplatky, dobierky, vrátené zásielky či poplatky súvisiace so spracovaním platieb.

Často sa zabúda aj na náklady spojené s reklamáciami, poistnými udalosťami a poškodeným tovarom.

Ďalším problémom je, že náklady existujú v účtovníctve, ale nie sú priradené ku konkrétnej skladovej prevádzke. Majiteľ e-shopu preto nedokáže presne vyhodnotiť, koľko ho logistika skutočne stojí.

Samostatnou kapitolou sú zásoby. Tovar, ktorý sa dlhodobo nepredáva, zaberá skladové pozície a viaže finančné prostriedky. Ak firma nesleduje obrátkovosť, môže postupne investovať do ďalších skladových kapacít, hoci jej problémom je neefektívne využitie existujúceho priestoru.

Skryté náklady, ktoré na faktúre nemusíte vidieť

Nie každý náklad vzniká priamo vystavením faktúry. Veľká časť strát vzniká v samotných skladových procesoch.

Nesprávna evidencia zásob a storná

Nesprávne spracované storno, chybne zaevidovaný príjem alebo výdaj tovaru sa skôr či neskôr prejavia v inventúrnych rozdieloch.

Nasleduje dohľadávanie tovaru, oprava evidencie, opakované inventúry či riešenie reklamácií. Zamestnanci namiesto vybavovania objednávok opravujú chyby.

Šarže a expirácie

Pri potravinách, kozmetike alebo výživových doplnkoch je správne riadenie zásob mimoriadne dôležité.

Ak nový tovar pravidelne ukladáte pred staršie zásoby a nemáte nastavený systém FEFO, teda vyskladňovanie podľa najskoršej expirácie, môže sa stať, že časť zásob zostane nepredajná.

Takáto chyba vás nestojí len skladový priestor. Môžete prísť o celú hodnotu tovaru.

Vratky a reverzná logistika

Vratka nie je len balík, ktorý sa vrátil do skladu.

Treba zabezpečiť spätnú dopravu, prevzatie, rozbalenie, kontrolu produktu a jeho opätovné naskladnenie. Ak je tovar poškodený, nasleduje ďalšie rozhodovanie o oprave, predaji v druhej akosti alebo vyradení.

Každý z týchto krokov predstavuje náklad.

Pri väčšom objeme vratiek odporúčam samostatne sledovať náklad na spracovanie jednej vratky a čas potrebný na jej vybavenie.

Sezónne výkyvy

Predvianočná sezóna alebo krátkodobé marketingové kampane dokážu výrazne zmeniť ekonomiku skladu.

Pribúdajú brigádnici, nadčasy, spotreba obalových materiálov a nároky na expedíciu. Niekedy treba prenajať ďalšie priestory či doplniť techniku.

Preto nestačí vyhodnocovať iba priemerný mesiac. Sklad musí byť pripravený zvládnuť aj sezónne špičky bez neprimeraného rastu jednotkových nákladov.

Vlastný sklad, prenajatý sklad alebo fulfillment

Každé riešenie má svoje výhody a ekonomika sa môže výrazne líšiť podľa sortimentu, objemu objednávok a požadovanej úrovne služieb.

Vlastný sklad poskytuje vysokú mieru kontroly nad procesmi, zamestnancami a technológiami. Vyžaduje však vlastné investície, riadenie prevádzky a pravidelné náklady na údržbu. Ak firma budovu vlastní, neznamená to, že jej skladový priestor je zadarmo.

Prenajatý sklad umožňuje využívať priestory bez nákupu nehnuteľnosti. Okrem nájmu je však dôležité pozorne sledovať servisné poplatky, energie a podmienky nájomnej zmluvy.

V praxi sa môže stať, že nájomca pravidelne platí mesačné zálohy na servisné poplatky a po ročnom vyúčtovaní dostane ďalšiu faktúru na niekoľko tisíc eur.

Ide napríklad o náklady na údržbu areálu, zimnú údržbu, upratovanie, kosenie či technické kontroly a revízie zariadení podľa podmienok nájomnej zmluvy.

Aj keď máte možnosť nahliadnuť do nákladov prostredníctvom systému otvorenej knihy, neznamená to automaticky ich predvídateľnosť. Preto odporúčam tieto podmienky dôkladne preveriť ešte pred podpisom nájomnej zmluvy.

Outsourcing fulfillmentu funguje na odlišnom princípe. Namiesto budovania vlastnej skladovej infraštruktúry využívate kapacity a služby externého partnera.

Štandardne platíte za skladové pozície, príjem tovaru, vychystávanie, balenie, expedíciu a ďalšie dohodnuté operácie. Niektorí poskytovatelia ponúkajú aj balíkové ceny, pri ktorých je viacero služieb zahrnutých v jednej sadzbe.

Fulfillment má výhodu v tom, že využíva existujúce technológie, manipulačnú techniku, skladové systémy a personálne kapacity. Pri rastúcom objeme objednávok tak e-shop nemusí každú novú investíciu financovať sám.

Pri porovnávaní ponúk však treba sledovať celý rozsah služieb. Nízka cena za vybavenie objednávky nemusí znamenať najnižší celkový logistický náklad.

Kedy sa oplatí vlastný sklad a kedy fulfillment

Na túto otázku neexistuje jedna univerzálna odpoveď ani presný počet objednávok, od ktorého by sa každému e-shopu oplatilo prejsť na fulfillment.

V začiatkoch podnikania býva vlastný sklad často najjednoduchším a ekonomicky dostupným riešením. Majiteľ má priamu kontrolu nad tovarom aj expedíciou a dokáže si mnoho činností zabezpečiť sám.

Situácia sa však mení s rastom firmy.

Pribúdajú objednávky, zamestnanci, sortiment aj požiadavky na kvalitu procesov. Firma potrebuje viac priestoru, lepšie systémy a často aj nové technológie.

Vtedy prichádza rozhodnutie, či investovať do ďalšieho rozvoja vlastného skladu alebo využiť fulfillmentového partnera, ktorý už potrebnou infraštruktúrou disponuje.

Treba však povedať, že existujú aj špecifické sortimenty a prevádzky, pri ktorých vlastný sklad dáva ekonomický aj procesný zmysel dlhodobo.

Rozhodovať by preto nemal iba počet objednávok, ale predovšetkým ich štruktúra, náročnosť skladovania, vývoj nákladov a možnosti ďalšieho rastu.

Spočítajte si, koľko vás skutočne stojí sklad

Ak chcete vedieť, či váš sklad funguje ekonomicky, začnite dátami.

Na našom webe sme preto pripravili jednoduchú kalkulačku nákladov na objednávku, do ktorej zadáte svoje mesačné náklady, počet objednávok a ich priemernú hodnotu.

Získate orientačný prehľad o celkových mesačných nákladoch a náklade na jednu objednávku. Tieto údaje vám môžu pomôcť pri rozhodovaní o ďalšej optimalizácii alebo porovnaní s fulfillmentom.

Základom efektívneho skladu nie je len rýchla expedícia. Je to schopnosť poznať svoje náklady, rozumieť im a vedieť ich systematicky znižovať.

Pretože vyšší počet objednávok ešte automaticky neznamená vyšší zisk.

Ak si nie ste istí, kde vám v sklade vznikajú zbytočné náklady alebo či sa vám oplatí prejsť na fulfillment, ozvite sa nám. V Kinetre sa venujeme práve optimalizácii skladových procesov a znižovaniu nákladov na objednávku.

Časté otázky

Čo všetko patrí do nákladov na sklad? Nájom alebo náklad vlastnej budovy, energie a servisné poplatky, celková cena práce vrátane odvodov, doprava a obalové materiály, hardvér a softvér, manipulačná technika a vybavenie skladu, poistenie a BOZP. Pri lízingoch sa počítajú splátky, pri vlastnených zariadeniach odpisy, servis a údržba.

Ako vypočítam náklad na jednu objednávku? Celkové mesačné náklady logistiky vydelíte počtom expedovaných objednávok za ten istý mesiac. Výsledok porovnávajte s predchádzajúcimi obdobiami a zohľadnite štruktúru objednávok, lebo objednávka s jednou položkou má inú náročnosť než objednávka s viacerými kusmi.

Aký je rozdiel medzi logistickým a marketingovým PNO? Logistické PNO je podiel nákladov logistiky na obrate. Marketingové PNO sleduje podiel nákladov na reklamu. Ide o dva odlišné ukazovatele, ktoré sa nedajú zamieňať.

Ktoré náklady e-shopy najčastejšie zabudnú započítať? Príplatky k doprave, dobierky, spätnú dopravu a spracovanie vratiek, reklamácie a poškodený tovar, inventúrne rozdiely, sezónne nadčasy a brigádnikov. Časté je aj to, že náklady sú v účtovníctve, ale nie sú priradené ku konkrétnej skladovej prevádzke.

Od koľkých objednávok sa oplatí fulfillment? Univerzálne číslo neexistuje. Rozhoduje štruktúra objednávok, náročnosť skladovania, vývoj nákladov a možnosti ďalšieho rastu, nie samotný počet objednávok. Pri niektorých sortimentoch dáva vlastný sklad zmysel aj dlhodobo.

KINETRA · Sklad je náš druhý domov.