Excel, ERP alebo WMS? Kedy už váš sklad potrebuje skutočný systém riadenia

Excel, papier, ERP alebo WMS? V skladoch som zažil všetky tieto možnosti.

Aj skladníka s papierom v ruke, ktorý chodí po sklade a hľadá tovar podľa toho, kde si myslí, že by mohol byť. Aj firmy, ktoré už majú ERP a skladový modul. A samozrejme sklady, kde celý proces riadi WMS a skladník prakticky nemusí rozmýšľať nad tým, kam má ísť a čo má urobiť.

Ktoré riešenie je správne? Ako skoro vždy v logistike, záleží na konkrétnej prevádzke. Jedno však platí. Čím viac sklad rastie, tým menej priestoru zostáva na Excel, papier a pamäť ľudí.

Čo je vlastne WMS?

WMS je skratka z anglického Warehouse Management System. Po slovensky systém riadenia skladu. Ak by som to mal vysvetliť úplne jednoducho, WMS je systém, ktorý riadi to, čo sa fyzicky deje vo vašom sklade. Nejde iba o informáciu, že máte na sklade 1 000 kusov konkrétneho produktu.

WMS vie, kde presne sa jednotlivé kusy nachádzajú, v akej lokácii sú uložené, z akej šarže pochádzajú, akú majú exspiráciu alebo sériové číslo a čo sa s nimi má ďalej stať. A hlavne dokáže skladníkovi povedať, čo má urobiť ako ďalšie.

Práve toto je jeden z hlavných rozdielov medzi evidenciou zásob a skutočným riadením skladu. Moderné WMS systémy riadia príjem, zaskladnenie, presuny, replenishment, picking, balenie, expedíciu či vratky.

Od príjmu až po expedíciu

Predstavte si príjem tovaru. Skladník dostane úlohu do skenera. Otvorí si konkrétny príjem, systém mu ukáže, aký tovar očakáva a skladník jednotlivé položky skenuje. Tým to však nekončí. WMS môže následne rozhodnúť, kam má byť tovar zaskladnený. Namiesto toho, aby skladník rozmýšľal:

„Kam to teraz dám?" dostane konkrétnu pozíciu. Pri správne nastavenom systéme sa rozhodovanie prenáša z hlavy človeka do procesu. A presne o to ide.

Picker nemá chodiť po sklade s jednou objednávkou

Veľký priestor na zvýšenie efektivity prichádza pri pickingu. Pri jednoduchom sklade dostane človek objednávku a ide ju vychystať. Potom dostane ďalšiu a ide znova. Pri stovkách objednávok denne tak môžete platiť ľudí hlavne za chodenie.

WMS dokáže objednávky zoskupiť podľa nastavených pravidiel. Môžu to byť krajiny, dopravcovia, typ objednávky, počet položiek alebo ďalšie parametre. Namiesto jednej objednávky môže picker vychystávať napríklad 40 či 50 objednávok v jednej vlne.

Systém zároveň určuje poradie úloh a trasu. Wave picking a ďalšie metódy riadeného vychystávania patria medzi funkcionality, ktorými sa pokročilé WMS odlišujú od jednoduchej skladovej evidencie. A tu už začínajú vznikať veľmi zaujímavé úspory.

Čo ak picker príde k prázdnej pozícii?

Toto je ďalšia vec, ktorú nechcete riešiť počas vychystávania. Predstavte si, že na pickingovej pozícii má byť produkt. Picker k nej príde a zistí, že je prázdna. Začne zisťovať, kde je ďalší kartón alebo paleta. Volá kolegu. Hľadá zásobu. Čas beží.

Vo WMS si môžete nastaviť replenishment, teda dopĺňanie pickingových pozícií.

Napríklad určíte, že na pozícii chcete mať minimálne 10 kusov. Keď zásoba klesne pod stanovenú úroveň alebo systém vyhodnotí nedostatok voči otvoreným objednávkam, vytvorí úlohu na doplnenie. Skladník dostane pokyn, odkiaľ má zásobu priniesť a kam ju má doplniť.

Picker tak môže robiť to, za čo ho potrebujete platiť. Vychystávať.

FIFO, FEFO, šarže, exspirácie a sériové čísla

Pri niekoľkých desiatkach SKU ešte môžete mať pocit, že sklad poznáte. Potom ich máte niekoľko stoviek alebo tisíc. Potrebujete vedieť nielen to, koľko tovaru máte, ale aj ktorý konkrétny tovar máte vyskladniť. Pri FIFO chcete vyskladniť zásobu, ktorá prišla ako prvá.

Pri FEFO rozhoduje exspirácia a ako prvý má odísť produkt s najbližším dátumom exspirácie. Pri kozmetike, potravinách alebo výživových doplnkoch môžete potrebovať sledovať šarže a exspirácie. Pri elektronike zase sériové čísla.

A keď príde reklamácia alebo potreba dohľadať konkrétnu šaržu, nechcete začať prehľadávať Excel. Chcete vedieť presne, čo ste prijali, kde ste to uskladnili, komu ste to poslali a kedy.

Nie všetko sa počíta na kusy

Toto je detail, na ktorý sa pri návrhu systému niekedy zabúda. Nie každý materiál chcete fyzicky počítať. Predstavte si výrobu alebo automotive a sklad drobného materiálu. Podložky, matice, skrutky alebo iné malé komponenty. Dostanete úlohu vyskladniť 2 000 kusov.

Nebudete stáť pri regáli a počítať:

1, 2, 3, 4...

Ak poznáte presnú hmotnosť jedného kusu a máte správne nastavený proces váženia, množstvo môžete určiť cez váhu. Rovnako môže WMS pracovať s rôznymi mernými a logistickými jednotkami. Jeden kus môže byť jeden krém. Jeden kartón môže obsahovať 100 krémov.

Jedna paleta môže obsahovať tisíce kusov. Systém musí rozumieť tomu, s akou jednotkou práve pracujete.

WMS môže pomôcť aj pri balení

Riadenie skladu sa nekončí pickingom. Ak má systém správne dáta o rozmeroch a hmotnostiach produktov, môže pracovať aj s pravidlami pre výber vhodného obalu. Namiesto toho, aby balič pri každej objednávke rozmýšľal, ktorú krabicu použije, môže dostať odporúčanie.

Následne prichádza tlač dokumentov, etikety dopravcu a expedícia. Informácia sa môže vrátiť späť do e-shopu alebo ERP a zákazník dostane informáciu, že objednávka bola expedovaná.

Od kliknutia zákazníka na Objednať až po odovzdanie balíka dopravcovi tak môže veľká časť procesu prebiehať bez ručného prepisovania údajov.

ERP nie je automaticky WMS

Tu býva pomerne veľa nedorozumení. Firma mi povie: „My skladový systém máme." A následne zistíme, že má ERP so skladovým modulom. Na Slovensku najčastejšie Pohoda, KROS, Money, ABRA alebo Helios. To nemusí byť vôbec zlé.

ERP rieši firmu oveľa širšie. Financie, nákup, predaj, zásoby, výrobu a ďalšie procesy. Sklad je iba jedna jeho časť. WMS ide oveľa hlbšie práve do fyzického riadenia skladu. Rozdiel teda nie je v tom, že ERP je zlé a WMS dobré.

Rozdiel je v hĺbke.

Pri jednoduchom sklade môže kvalitný skladový modul ERP úplne postačovať. Pri rastúcej komplexite začínajú byť dôležité funkcie ako riadený put-away, wave alebo batch picking, replenishment, slotting, riadenie práce skladníkov či integrácia automatizácie. Práve tu sa špecializované WMS dostáva podstatne hlbšie.

Preto by som WMS nekupoval podľa obratu firmy ani podľa toho, že ho má konkurencia. Rozhoduje komplexita skladu.

WMS musí komunikovať s okolím

Samotný sklad nežije vo vákuu. V e-commerce potrebujete komunikovať s e-shopovou platformou. Môže to byť napríklad Shopify, Shoptet, PrestaShop alebo Magento. Vo firme môže byť nadradeným systémom ERP. Objednávka vznikne mimo skladu, prenesie sa do WMS a ten následne zabezpečuje jej fyzické spracovanie.

Po expedícii sa informácia vracia späť. Dnes sa tieto systémy prepájajú cez API, middleware alebo už existujúce konektory. Pri výbere WMS je preto jedna z prvých otázok:

Na čo všetko ho budeme potrebovať napojiť dnes a na čo o tri roky?

Integrácia nie je detail, ktorý vyriešime na konci projektu. Je to jedna zo základných častí návrhu.

A potom prichádza automatizácia

Keď sklad rastie ďalej, WMS sa môže stať jedným z dôležitých článkov medzi ľuďmi, skladom a technológiou.

AMR roboty.

AGV vozíky. VNA technika v úzkych uličkách. Vertikálne skladovacie systémy. Dopravníky. Pick-by-light alebo ďalšie automatizované technológie. Pokročilé WMS platformy dnes podporujú integrácie s robotikou a automatizáciou a práve s rastúcou úrovňou automatizácie rastú aj požiadavky na riadiacu architektúru skladu.

Preto by som pri výbere systému nikdy neriešil iba to, čo potrebujem dnes. Musím vedieť, kam chcem sklad dostať.

E-commerce, výroba a veľkoobchod nie sú to isté

Neexistuje jedno WMS pre všetkých. E-commerce môže riešiť obrovské množstvo malých objednávok, cut-off dopravcov, viac krajín, vratky a rýchly picking.

Výroba má úplne iné materiálové toky. Materiál môže byť potrebné pripraviť v predstihu. Potrebujete komunikáciu s výrobou a nákupom. Potrebujete vedieť, aký materiál, z akej šarže a za akú cenu bol spotrebovaný.

Veľkoobchod môže pracovať s kartónmi a paletami namiesto jednotlivých kusov. Potrebuje inú logiku pickingu, expedície aj kontroly. Preto nemá zmysel začať otázkou:

„Ktoré WMS je najlepšie?"

Správna otázka je:

„Ktoré WMS najlepšie zvládne moje procesy?"

Koľko WMS stojí?

A teraz téma, ktorej sa väčšina firiem prirodzene bojí. Cena. Z mojej skúsenosti sa pri robustnejších projektoch môžeme pohybovať približne od 30 000 do 150 000 eur. Toto však nie je cenník WMS. Je to orientačný rámec z praxe.

Cena závisí od množstva funkcionalít, integrácií, používateľov, skladov, úprav systému a najmä od toho, či pripájate výrobu, automatizáciu alebo robotizáciu. Aby som však nikoho nevystrašil, existuje aj druhá strana trhu.

Cloudové WMS riešenia.

Pre menší alebo rozbiehajúci sa e-shop môžu byť veľmi zaujímavou cestou. Nemusíte hneď investovať desiatky tisíc eur. Model môže byť postavený na mesačnom paušále, počte používateľov, objednávok alebo kombinácii viacerých parametrov. Vstupná bariéra môže byť podstatne nižšia a systém môže rásť spolu s firmou.

A čo Excel?

Na úplnom začiatku? Áno. Rozumiem tomu. Máte pár produktov, pár objednávok a nechcete investovať do systému. Len z Excelu nesmie vzniknúť firemná stratégia. Keď máte stovky SKU, viac skladníkov, viac lokácií, šarže, exspirácie, sériové čísla a rastúci počet objednávok, potrebujete vedieť, čo sa v sklade reálne deje.

Potrebujete dáta. Potrebujete proces. A potrebujete systém, ktorý nie je závislý od toho, že Jožo vie, že „toto dávame vždy do tretieho regálu vzadu".

Jedna dôležitá vec na záver

WMS nie je zázračná tabletka. Môžete kúpiť systém za 150 000 eur a stále mať zlý sklad. Ak máte zlé dáta, nezmyselné procesy, nesprávne navrhnuté lokácie a neviete, čo vlastne chcete systémom dosiahnuť, WMS vám môže iba veľmi draho zdigitalizovať chaos.

Preto by som nikdy nezačínal výberom dodávateľa. Najskôr si zmapujte procesy. Zistite, kde strácate čas a peniaze. Definujte, čo potrebujete riadiť. Pozrite sa na budúci rast a automatizáciu. A až potom vyberajte technológiu.

Pretože cieľom nie je mať WMS. Cieľom je mať sklad, ktorý funguje efektívne, je merateľný a dokáže rásť spolu s vaším biznisom.

KINETRA · Sklad je náš druhý domov.

Časté otázky

Čo je WMS? WMS je systém riadenia skladu (Warehouse Management System). Nevie len to, koľko tovaru máte, ale kde presne sa nachádza, z akej šarže pochádza, akú má exspiráciu či sériové číslo. A hlavne hovorí skladníkovi, čo má urobiť ako ďalšie.

Aký je rozdiel medzi skladovým modulom ERP a WMS? Rozdiel je v hĺbke. ERP rieši firmu široko: financie, nákup, predaj aj zásoby. WMS ide hlboko do fyzického riadenia skladu: riadený put-away, wave picking, replenishment, riadenie práce skladníkov a integrácia automatizácie.

Kedy prestáva stačiť Excel? Keď máte stovky SKU, viac skladníkov, viac lokácií, šarže, exspirácie, sériové čísla a rastúci počet objednávok. Sklad vtedy nesmie stáť na pamäti ľudí, ale na dátach a procese.

Koľko stojí WMS? Robustnejšie projekty sa z praxe pohybujú približne od 30 000 do 150 000 eur podľa funkcionalít, integrácií a automatizácie. Pre menšie e-shopy existujú cloudové WMS s mesačným paušálom a podstatne nižšou vstupnou bariérou.

Ktoré WMS je najlepšie? Žiadne univerzálne. Správna otázka znie: ktoré WMS najlepšie zvládne moje procesy? E-commerce, výroba a veľkoobchod potrebujú inú logiku pickingu, expedície aj integrácií.